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25/07/2016 09:41
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O PROCESSO ELETRÔNICO NO IPEA

O projeto Processo Eletrônico Ipea tem como propósito a modernização dos fluxos de trabalho no Instituto, por meio da digitalização da gestão e trâmite de processos e  documentos. Esse objetivo se dará por meio da implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

A inciativa se alinha ao Planejamento Estratégico do Ipea 2013-2023 por estar relacionada aos seguintes objetivos estratégicos de gestão:

  • Garantir confiabilidade, agilidade e efetividade aos processos e sistemas de gestão; e
  • Fortalecer e articular a comunicação interna e externa.

Além disso, com a implantação do SEI, em razão da automatização dos processos, haverá significativa redução do consumo do papel contribuindo, portanto, com as ações de sustentabilidade do Ipea.

 

O QUE É O SEI

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, que oferece suporte à produção, edição, assinatura e trâmite de tais processos e documentos. Trata-se de uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades capazes de promover a eficiência administrativa e práticas inovadoras de trabalho, em interface amigável. 

As principais características e funcionalidades do SEI são:

  • Redução do tempo de realização das atividades;
  • Permissão de atuação simultânea de várias unidades em um processo, mesmo distantes fisicamente;
  • Acesso remoto por meio de microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones;
  • Acesso de usuários externos, que permite consultas e outras operações relacionadas a processos (como, por exemplo, assinatura de documentos);
  • Alta portabilidade, sendo 100% web e acessível pelos principais navegadores;
  • Possibilidade de execução em plataforma 100% software livre;
  • Funcionalidades gerenciais, como: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, assinatura em bloco, acesso externo, entre outros.

Conheça mais sobre o SEI

Manual do usuário
Manual de Digitalização de documentos


ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO

A implantação do SEI no Ipea se dará até dezembro de 2016 e compreenderá duas etapas:

  1. Inicialmente, a partir de 1º de outubro, todos os novos processos administrativos passarão a ser eletrônicos a partir da implantação do SEI
  2. Três meses após a implantação do sistema, até 1º janeiro de 2017, processos que já existiam antes da implantação, e que continuam vigentes, deverão digitalizados para a tramitação no SEI.

No futuro, será realizada a digitalização do arquivo permanente do Ipea. O cronograma relativo à essa etapa de implantação do SEI será elaborado posteriormente, pois depende do levantamento documental existente que possibilitará o cálculo da quantidade de pessoal e máquinas existentes, bem como do tempo previsto para a sua finalização.

 

CAPACITAÇÃO

Durante e após a implantação do SEI, serão oferecidas capacitações (presenciais e à distância) para todos os colaboradores do Ipea. As turmas presenciais são organizadas pela Coordenação-geral de Gestão de Pessoas (CGPES), seguindo um cronograma previamente definido.

De forma complementar, serão formadas equipes de multiplicadores, servidores já comprometidos com a adoção do SEI pelo Ipea, capazes de apoiar os demais servidores e colaboradores do Instituto na utilização do sistema.

Confira o calendário atual de capacitações:

 

Turma

Data

Instrutor

Turma A - Metodologia de Implantação

19/07
8h30 às 17h30

Marcus Vinicius de Jesus Paizante

Turma B - Suporte TI e Negócio

21/07
8h30 às 17h30

Marcus Vinicius de Jesus Paizante

Turma C - Multiplicadores

28/07
8h30 às 17h30

29/07
8h30 às 12h30

Rommel Costa Moura

Turma D - Arquivo e Protocolo

01/08
8h30 às 17h30

Roberto Campos

Turma E - Geral Parte 1

02/08
8h30 às 12h30

Marcus Vinicius de Jesus Paizante

Turma F – Geral Parte 1

02/08
14h às 18h

Rommel Costa Moura

Turma G - Geral Parte 2

03/08
8h30 às 12h30

Marcus Vinicius de Jesus Paizante

Turma H - Geral Parte 2

03/08
14h às 18h

Rommel Costa Moura

Turma I - Geral

04/08
8h30 às 17h30

Marcus Vinicius de Jesus Paizante

Turma J - Geral

05/08
8h30 às 17h30

Rommel Costa Moura

Turma L - Geral

08/08
8h30 às 17h30

Marcus Vinicius de Jesus Paizante

Turma M - Geral

09/08
8h30 às 17h30

Rommel Costa Moura

Turma Direção

10/08
9h30 as 11h45

11/08 (Presidente)
14h as 15h

Marcus Vinicius de Jesus Paizante

Turma RJ

25/08
8h30 às 17h30

Roberto Campos

Turma RJ

26/08
8h30 às 17h30

Roberto Campos

Turma N - Multiplicadores 21/09 
8h30 às 17h30
Marcus Vinicius de Jesus Paizante
Turma O - Geral 22/09 
8h30 às 17h30
Marcus Vinicius de Jesus Paizante

Em caso de dúvidas procure a CGPES: Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.

 

AMBIENTE DE TREINAMENTO

Já está disponível, para servidores e colaboradores do Ipea, uma a plataforma de treinamento do SEI. Nela, é possível conhecer, simular e testar as funcionalidades disponíveis.

Acesse o link: http://processoeletronico-teste.ipea.gov.br/.

Utilize as informações de usuário e senha da rede interna do Ipea

 

EQUIPE DO PROJETO

O Grupo de Trabalho (GT) encarregado de conduzir o processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no Ipea foi instituído pela portaria nº 202, de 29 de julho de 2016.

Coordenação: Anna Carolina Mendonça Lemos Ribeiro (CGINF)

Grupo de trabalho:

- André Sampaio Zuvanov (CGTIC)
- Bernardo Figueiredo Silva (DIDES)
- Dalva Silva Aguiar (PRESI)
- Fernanda Cristine Carneiro (ASCOM)
- Isabel Virgínia de Alencar Pires
- Jorge Luis Morandi (IPEA RIO)
- Leônidas Pires Neto, matrícula (CGPES)
- Marco Aurélio Pereira (Arquivo)
- Milton Ferreira de Sousa (Protocolo do Ipea)
- Osmar Gomes de Mesquita CGTIC)
- Pedro Cavalcanti Gonçalves Ferreira (CGINF)

 

NORMAS

Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Portaria 350, de 22 de setembro de 2016, estabelece sistema informatizado, normas e procedimentos para a realização de processo administrativo em meio eletrônico – “Processo Eletrônico” – no âmbito do Ipea.

 

FALE CONOSCO

O Fale Conosco é o canal para encaminhar dúvidas à equipe do SEI: Este endereço de e-mail está protegido contra spambots. Você deve habilitar o JavaScript para visualizá-lo.

 

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