Observatório de Gestão do Conhecimento

As Forças de Defesa (FD) da Irlanda implementaram um sistema de Gestão do Conhecimento baseado no SharePoint 2013 e, simultaneamente, um programa de mudança da cultura organizacional com o objetivo de transformar as FD em uma instituição onde a prática de compartilhamento do conhecimento faz parte da maneira de trabalhar das pessoas.

Hoje, o conhecimento tácito e explícito das FD é compartilhado por meio do uso de um “localizador de especialistas” colocando o indivíduo que busca alguma informação/conhecimento em contato com especialistas, wikis e blogs. O sistema é conhecido como “Information and Knowledge Online – IKON” e trouxe dois benefícios principais para a organização. Primeiro, o acesso à informação/conhecimento relevante das FD para todos os funcionários por meio de mecanismo de busca avançado. Segundo, a ampliação do compartilhamento de conhecimento para os 9.500 profissionais das FD lotados na Irlanda e no exterior. O IKON facilitou o acesso à informação e, com isso, tornou possível uma maior rapidez na tomada de decisões, redução de custos operacionais e aumento da eficácia e da eficiência.

O projeto IKON recebeu, em 2015, alguns prêmios e reconhecimentos importantes. Os seguintes podem ser destacados: 1) finalista do Prêmio “Best SharePoint Solution in Europe” (Melhor solução SharePoint na Europa); 2) o prêmio concedido à equipe de TI do projeto (“Profissionais do ano na área de TI” da Irlanda - 2015 Technology Excellence Awards”); e 3) o primeiro lugar no Knowledge Management and Intellectual Capital Excellence Awards 2015 (Prêmio de Excelência em Gestão do Conhecimento e Capital Intelectual 2015) entregue, em Udine, Itália, durante a 16th European Conference on Knowledge Management (16ª Conferência Européia de Gestão do Conhecimento).

As FD iniciaram as atividades de planejamento e capacitação em 2008 para que fosse possível implementar o sistema de GC e, como consequência, o Sistema de Gestão de Conteúdo Corporativo para 9.500 funcionários.

O Portal de Gestão da Informação e do Conhecimento das FD da Irlanda permite a gestão completa do ciclo de vida da informação e do conhecimento desde a criação até o arquivamento ou descarte. A solução contempla: 1) mecanismo de busca corporativo; 2) gestão de arquivos digitais; 3) ampliação da possiblidade de colaboração; 4) gestão de conteúdo interno via web; 5) gestão de documentos; e 6) melhor gestão da política de segurança.

O Programa de Mudança da Cultura Organizacional implementado de maneira simultânea com o IKON foi decisivo para a institucionalização da cultura de compartilhamento do conhecimento na comunidade das FD da Irlanda.

Um novo sistema de submissão e disseminação de lições aprendidas conhecido como Defense Forces Knowledge Online – DFKO foi instituído para enfatizar de maneira específica o aspecto “Conhecimento” do IKON. O sistema de submissão e validação implantado permite o acompanhamento passo-a-passo das lições ao longo do ciclo de lições aprendidas. Os especialistas de cada tema validam todos os itens submetidos para que eles possam ser visualizados pela comunidade de usuários.

Antes de implementar o DFKO, as FD da Irlanda estudaram sistemas similares em outras organizações como a North Atlantic Treaty Organizaton – NATO (Organização do Tratado do Atlântico Norte – OTAN) e o Joint Analysis and Lessons Learned Centre – JALLC (Centro de Análises Conjuntas e Lições Aprendidas). O sistema permite monitorar as ações de compartilhamento do conhecimento que ocorrem por meio de wikis e de “how to vídeo clips”.

A principal barreira enfrentada na implementação do Programa de Gestão do Conhecimento nas FD da Irlanda foi a resistência à mudança por parte dos funcionários. Esse obstáculo foi superado graças a uma ampla campanha de sensibilização realizada junto aos 9.500 colaboradores da instituição. O comprometimento da alta administração contribuiu também para superar a resistência dos funcionários. Oficiais de alta patente gravaram vídeos em que conclamam todos a compartilhar conhecimento mediante as ferramentas disponíveis no portal corporativo.

As recompensas concedidas aos colaboradores, tais como: prêmio para o usuário mais atuante em cada brigada, computadores, tablets, jogos, entre outros, contribuíram também para superar a resistência inicial ao programa. Entre os pontos fortes do programa de GC, podem ser destacados: a consciência de que implementar GC com êxito não depende só da tecnologia e que é fundamental a mudança da cultura organizacional; a transformação das FD da Irlanda em uma instituição que compartilha conhecimento; o sistema de localização de especialistas; os wikis, os blogs, as salas de bate-papo online, os hashtags para seguir tópicos de conhecimento.

A nova solução web foi importante porque melhorou de forma significativa a comunicação e o fluxo de informação entre os 9.500 funcionários, além de reter o conhecimento relevante na organização prevenindo dessa forma a perda do capital intelectual devido à saída de colaboradores. Ela permitiu também a colaboração entre os membros das FD tanto na Irlanda, nos navios da Marinha, como no exterior durante as missões de paz promovidas pelas Nações Unidas. Além disso, promoveu as mudanças cultural, técnica e organizacional necessárias para que as FD da Irlanda se tornasse referência em GC no setor de defesa e segurança.

A implementação do portal unificado de gestão da informação e do conhecimento e a da institucionalização da GC em toda a organização trouxe benefícios para os colaboradores da organização incluindo: acesso rápido a informação e conhecimento; gestão de arquivos digitais, redução de custos, maior colaboração, economia de energia e melhoria significativa da comunicação interna.

As FD da Irlanda se destacam quando comparadas a outras organizações militares que se destacam em todo o mundo por ter implantada plataforma digital com conteúdo relevante, atualizado, acessado e utilizado na terra, no mar e no ar.

Fonte:
REMENYI, D. Knowledge management and intellectual capital Excellence Awards 2015: An anthology of case histories. Londres: Academic Conferences and Publishing International, 2015.